Was ist ZUGFeRD – und warum gibt es XML darin?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein Hybridformat, das 2014 vom Arbeitskreis für elektronische Rechnungen entwickelt wurde und heute als nationaler Standard neben XRechnung gilt.
Eine ZUGFeRD-Datei ist äußerlich ein ganz normales PDF – du kannst es mit jedem PDF-Viewer öffnen. Unsichtbar für den Menschen ist jedoch eine zweite Schicht: Im PDF ist eine vollständige XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält. Buchhaltungssoftware kann diese XML-Schicht automatisch auslesen, ohne dass jemand manuell Zahlen eintippen muss.
Zugpferd.io liest die XML-Schicht aus ZUGFeRD-Dateien heraus und zeigt dir den Inhalt in einer klaren, strukturierten Ansicht – ganz ohne Zusatz-Software. Drucke die Ansicht anschließend einfach als PDF aus deinem Browser.
Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen – je nach Detailgrad der Rechnungsdaten. Zugpferd.io unterstützt alle:
ZUGFeRD-Versionen: Was ist der Unterschied?
| Version | Jahr | Besonderheit |
|---|---|---|
| ZUGFeRD 1.0 | 2014 | Erste Version; XML basiert auf UN/CEFACT SCRDM |
| ZUGFeRD 2.0 | 2019 | Überarbeitung; basiert jetzt auf UN/CEFACT CII D16B |
| ZUGFeRD 2.1 | 2020 | Aktuellste Version; entspricht der europäischen Norm EN 16931; enthält XRechnung-Profil |
| Factur-X | 2020 | Französisches Äquivalent zu ZUGFeRD 2.1 – technisch identisch |
So wandelst du ZUGFeRD in ein lesbares PDF um
Achtung: Wenn du ein ZUGFeRD-PDF hast, musst du nicht die PDF-Datei hochladen. Stattdessen musst du die darin eingebettete XML-Datei extrahieren. So geht das:
- Öffne das ZUGFeRD-PDF in Adobe Acrobat Reader oder einem anderen PDF-Viewer.
- Klicke auf „Anhänge" (meist ein Büroklammer-Symbol) – dort findest du die eingebettete XML-Datei, meist mit dem Namen
zugferd-invoice.xmloderfactur-x.xml. - Lade die XML-Datei herunter auf deinen Rechner.
- Ziehe sie in zugpferd.io – du siehst sofort die strukturierte Rechnungsansicht.
- Drucken → Als PDF speichern: Über die Browser-Druckfunktion (Strg+P / Cmd+P) speicherst du das Ergebnis als sauberes PDF.
Wenn du nur eine XML-Datei hast (kein PDF)
Manche Systeme liefern die ZUGFeRD-XML direkt als separate Datei aus – ohne einbettendes PDF. Das ist selten, aber es kommt vor. In diesem Fall lädst du die XML-Datei direkt in zugpferd.io. Das Tool erkennt das Format automatisch.
ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht 2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 gilt die Sendepflicht für alle. ZUGFeRD 2.1 ist dabei ein anerkanntes Format – genau wie XRechnung.
Das bedeutet: Wenn du als Selbstständiger oder Unternehmer ZUGFeRD-Rechnungen von deinen Lieferanten erhältst, musst du sie lesen und archivieren können. Zugpferd.io macht das lesbar – und du kannst die Ansicht als PDF für deine Ablage speichern.
ZUGFeRD vs. XRechnung – schnelle Entscheidungshilfe
- Du hast eine .xml-Datei → Direkt in zugpferd.io laden
- Du hast ein .pdf mit eingebetteter XML → XML-Anhang extrahieren, dann in zugpferd.io laden
- Du willst an öffentliche Auftraggeber abrechnen → XRechnung ist Pflicht
- Du willst mit Geschäftskunden abrechnen → ZUGFeRD ist flexibler, da Empfänger auch ein normales PDF sehen
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Zum Viewer →Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen mit Excel öffnen?
Technisch ja – Excel kann XML öffnen, aber die Darstellung ist unlesbar und nicht für Rechnungen gedacht. Zugpferd.io ist dafür die bessere Wahl.
Muss ich für ZUGFeRD Software kaufen?
Nein. Für das bloße Lesen und Prüfen einer ZUGFeRD-Rechnung brauchst du nur zugpferd.io – kostenlos, ohne Installation. Willst du ZUGFeRD-Rechnungen selbst erstellen, brauchst du eine Buchhaltungssoftware.
Ist ZUGFeRD international anerkannt?
Ja. ZUGFeRD 2.1 basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist damit in allen EU-Ländern anerkannt. Das französische Äquivalent Factur-X ist technisch identisch.