Egal ob du gerade deine erste XRechnung erhalten hast oder dein Buchhaltungssystem auf E-Rechnung umstellst – dieses Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe rund um elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU.
XRechnung
Die XRechnung ist der in Deutschland für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschriebene Standard für elektronische Rechnungen. Sie ist eine reine XML-Datei – also ein strukturierter Text, der für Computer lesbar ist, aber kein optisches Layout enthält.
Eine XRechnung kann in zwei Syntaxen vorliegen: UBL oder CII. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: eine normale PDF-Datei, in die zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist. Menschen sehen die PDF wie gewohnt, Buchhaltungssysteme lesen automatisch das eingebettete XML.
ZUGFeRD nutzt für das eingebettete XML die CII-Syntax und gibt es in mehreren Profilen (z. B. BASIC, COMFORT, EXTENDED, XRECHNUNG), die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Ab Version 2.1 ist das Profil „XRECHNUNG" vollständig EN-16931-konform.
EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm, die das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert – also welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Parteien usw.) und in welcher Beziehung sie zueinander stehen.
EN 16931 selbst ist technologieneutral – sowohl UBL als auch CII können diese Norm umsetzen. XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil XRECHNUNG) sind beide EN-16931-konform.
Peppol / Peppol BIS Billing 3.0
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europäisches Netzwerk-Standard für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten – insbesondere Rechnungen – zwischen Unternehmen und Behörden über sogenannte „Access Points".
Peppol BIS Billing 3.0 ist das konkrete Rechnungsformat, das im Peppol-Netzwerk verwendet wird. Es basiert auf UBL und ist mit der XRechnung sehr eng verwandt – eine XRechnung-UBL-Datei lässt sich oft direkt als Peppol-Rechnung verwenden und umgekehrt.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, mit der eine Rechnung im XRechnungsformat an die richtige Stelle innerhalb einer öffentlichen Verwaltung (Behörde, Abteilung, Kostenstelle) weitergeleitet werden kann. Sie ist vergleichbar mit einer internen Postanschrift in digitaler Form.
Öffentliche Auftraggeber teilen ihre Leitweg-ID typischerweise bei der Auftragsvergabe mit. Sie muss in der Rechnung als „Buyer Reference" angegeben werden – fehlt sie, kann die Rechnung von der Behörde abgelehnt werden.
UBL (Universal Business Language)
UBL ist eine XML-basierte Sprache für Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine, entwickelt von OASIS. Sie ist eine der beiden zulässigen Syntaxen für die XRechnung und Grundlage von Peppol BIS Billing 3.0.
Eine UBL-Rechnung erkennt man am Wurzelelement <Invoice> mit Namensräumen, die typischerweise mit cac: (Common Aggregate Components) und cbc: (Common Basic Components) abgekürzte Elemente enthalten.
CII / UN/CEFACT Cross Industry Invoice
CII (Cross Industry Invoice) ist die zweite zulässige Syntax für die XRechnung, entwickelt von UN/CEFACT. Sie wird auch als XML-Format innerhalb von ZUGFeRD-PDFs verwendet.
Eine CII-Rechnung erkennt man am Wurzelelement <rsm:CrossIndustryInvoice> mit Elementen, die typischerweise mit ram: (Reusable Aggregate Business Information Entity) abgekürzt sind.
Schematron-Validierung
Schematron ist eine Regelsprache, mit der XML-Dateien gegen ein umfangreiches Set an Geschäftsregeln (siehe BR-Regeln) geprüft werden. Die offizielle Validierung einer XRechnung erfolgt über Schematron-Regeldateien, z. B. mit dem KoSIT-Validator.
Zugpferd.io bietet eine vereinfachte Kernprüfung der wichtigsten EN-16931-Regeln direkt im Viewer an – als schnellen ersten Check, ersetzt aber nicht die vollständige Schematron-Validierung vor dem Versand.
E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland im B2B-Bereich eine gestufte Pflicht zum Empfang und zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe (B2G) ist die XRechnung bereits seit 2020 verbindlich.
BR-Regeln (Business Rules)
Die Business Rules (BR-XX) sind die in EN 16931 definierten Pflichtregeln für eine korrekte E-Rechnung – z. B. „BR-02: Eine Rechnung muss eine Rechnungsnummer haben" oder „BR-CO-13: Die Summe aus Nettobetrag und Steuerbetrag muss dem Bruttobetrag entsprechen".
Es gibt über 200 solcher Regeln. Zugpferd.io prüft die wichtigsten davon direkt im Browser und zeigt das Ergebnis als Ampel (grün/gelb/rot) mit Klartext-Erklärung an.
Begriffe verstanden – jetzt eigene Rechnung prüfen
Lade deine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei hoch und sieh sofort, ob sie den wichtigsten EN-16931-Regeln entspricht.
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